Jak odebrać fakturę z KSeF

Fakturę odbierasz, logując się do KSeF, na przykład w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów, i otwierając listę faktur; można ją pobrać jako plik XML lub PDF. Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT), a nie w dniu, w którym ją otworzysz.

Powiadomienia

Według ministerstwa KSeF nie wysyła nabywcy powiadomień o nowych fakturach, więc trzeba zaglądać do systemu regularnie, zwłaszcza że od dnia otrzymania zależy termin płatności. System nie pokazuje też sprzedawcy, czy nabywca pobrał fakturę, a sprzedawca nie musi przesyłać numeru KSeF. Ustawa przewiduje natomiast, że KSeF powiadamia korzystających z systemu o dacie i godzinie wystawienia faktury oraz o nadanym jej numerze (art. 106nd ust. 2 pkt 10 lit. a).

Gdzie odebrać

Według ministerstwa służą do tego: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 (zakładka „Lista faktur”), aplikacja mobilna KSeF i e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. PDF-y i wydruki generowane z aplikacji mają automatycznie kod QR i numer KSeF. Uprawnienia i logowanie: Dostęp do KSeF: logowanie, uprawnienia, certyfikat i token.

Wizualizacja faktury (PDF, wydruk) może mieć własny układ i być w innym języku, jeśli treść odpowiada plikowi XML; używana poza KSeF musi zawierać kod QR (według ministerstwa).

Dostęp bez logowania

Nabywca może wejść do faktury bez uwierzytelnienia, używając kodu weryfikującego, i podając numer faktury, identyfikator nabywcy (NIP lub inny) oraz łączną kwotę (art. 106gb ust. 3; rozporządzenie § 7 ust. 1). Zgodnie z § 8 wystarczy też podanie numeru KSeF, numeru faktury, NIP i nazwy nabywcy oraz łącznej kwoty.

Osoba fizyczna lub podmiot bez NIP, który odbiera fakturę przez KSeF, dostaje od sprzedawcy kod i dane identyfikacyjne (art. 106gb ust. 4 pkt 5–6 i ust. 6).

Numer KSeF i kod QR

Numer KSeF nadaje system. Kod QR (zgodny z normą ISO/IEC 18004:2024) zawiera adres zasobu, datę wystawienia, NIP sprzedawcy i skrót faktury (SHA-2, 256 bitów); numer KSeF jest wydrukowany tuż pod kodem (rozporządzenie § 2 pkt 6 i § 9 ust. 1, 8 i 9). Według ministerstwa przed nadaniem numeru sprzedawca może przekazać potwierdzenie transakcji z kodami QR, a zeskanowanie kodu pozwala sprawdzić, czy faktura jest już w KSeF.

Jeśli faktura została przekazana poza KSeF osobie, której dotyczy art. 106gb ust. 4, za dzień otrzymania uważa się dzień faktycznego otrzymania (art. 106na ust. 4).

Numer KSeF w przelewie

Od 1 stycznia 2027 przy płatności przelewem za fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT trzeba podać w tytule numer KSeF (art. 108g ust. 1). Przy poleceniu zapłaty obowiązek spoczywa na sprzedawcy (ust. 2). Płatność za fakturę, której nie wysłano z powodu ogłoszonej awarii, takiego numeru nie wymaga (ust. 4): Awaria KSeF: co robić, gdy system nie działa.

Pomoc

Według strony ministerstwa pomoc Krajowej Administracji Skarbowej działa pod numerami 801 055 055 i 22 330 03 30.