Biała lista VAT: jak sprawdzić kontrahenta i co grozi za przelew na inne konto

Biała lista VAT to wykaz podmiotów prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej: zawiera status podatnika i numery jego rachunków rozliczeniowych. Kontrahenta sprawdzasz, wyszukując jego NIP w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów, a jeśli zapłacisz na rachunek, którego w wykazie nie ma, możesz odpowiadać za zaległy VAT sprzedawcy (więcej niżej).

Co zawiera wykaz?

Zgodnie z art. 96b ust. 1 ustawy o VAT w wykazie są podmioty niezarejestrowane albo wykreślone z rejestru podatników VAT oraz podmioty zarejestrowane, także te przywrócone do rejestru. Dla każdego wykaz podaje według ust. 3 między innymi:

• nazwę (firmę) i numer NIP,
• status: zarejestrowany jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, niezarejestrowany albo wykreślony z rejestru,
• numer REGON i numer w KRS,
• adresy,
• daty i podstawy prawne rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia i przywrócenia,
• numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych przez podmiot i potwierdzonych w systemie STIR.

Dla podmiotów niezarejestrowanych i wykreślonych wykaz nie pokazuje rachunków, a dla podmiotów zarejestrowanych nie pokazuje przedstawicieli ani wspólników (art. 96b ust. 4). Wykaz jest aktualizowany w dni robocze, raz dziennie (ust. 8).

Jak sprawdzić kontrahenta

Wykaz publikuje się w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów w sposób umożliwiający także automatyczne wyszukiwanie, na wybrany dzień, nie wcześniejszy niż 5 lat przed rokiem sprawdzenia (art. 96b ust. 2). Dostęp zapewniają też CEIDG i Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy (art. 96b ust. 9 i 9a).

Wyszukiwarka Ministerstwa Finansów jest pod adresem wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl, a interfejs dla programów pod adresem wl-api.mf.gov.pl. Adres wyszukiwarki ustaliliśmy 2 listopada 2026 r. po przekierowaniach ze starszych stron ministerstwa; jeśli się nie otwiera, wejdź na nią przez stronę podatki.gov.pl. Przed przelewem sprawdź, czy numer rachunku z faktury jest w wykazie na dzień wydania polecenia przelewu.

Na tej stronie nie ma wyszukiwarki i nie pytamy o NIP. Wyszukiwanie robisz w serwisie ministerstwa.

Kiedy za płatność na inne konto odpowiadasz za VAT sprzedawcy?

Według art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej nabywca będący podatnikiem odpowiada solidarnie z dostawcą będącym czynnym podatnikiem VAT za zaległości podatkowe dostawcy, w części odpowiadającej transakcji, jeżeli zapłacił przelewem na rachunek, którego nie było w wykazie w dniu zlecenia przelewu.

Nie odpowiadasz, gdy (art. 117ba § 3):

• transakcja nie podlega art. 19 Prawa przedsiębiorców,
• w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu, przy pierwszej płatności na ten rachunek, zawiadomisz o niej urząd skarbowy właściwy dla płatnika (zawiadomienie ZAW-NR),
• rachunek należy do banku lub SKOK (na przykład przy faktoringu albo zbiorczym inkasie), a bank, SKOK lub wystawca faktury poinformował Cię o tym razem z numerem rachunku,
• zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności,
• chodzi o nabycie wewnątrzwspólnotowe, import albo rozliczenie odwrotnym obciążeniem.

Zawiadomienie zawiera dane płatnika i dostawcy, numer rachunku, kwotę i datę zlecenia przelewu (rozporządzenie w sprawie wzoru ZAW-NR; art. 117ba § 4). Od 1 października 2026 pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (art. 80a § 1 Ordynacji) obejmuje także podpisanie ZAW-NR (art. 117ba § 3a).

Art. 19 Prawa przedsiębiorców wymaga płatności przez rachunek płatniczy, gdy drugą stroną jest przedsiębiorca, a wartość transakcji przekracza 15 000 zł, niezależnie od liczby płatności.

Koszty podatkowe: dwie reguły, zależnie od daty faktury

Dla faktur wystawionych do końca 2026 r. obowiązuje reguła z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT: przy transakcji z art. 19 Prawa przedsiębiorców wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodu w części zapłaconej bez rachunku płatniczego albo przelewem na rachunek spoza wykazu (gdy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT), albo bez podzielonej płatności, mimo adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Przy rachunku spoza wykazu wyjątki są takie jak w Ordynacji podatkowej, między innymi zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni i zapłata w mechanizmie podzielonej płatności (art. 22p ust. 4 i art. 15d ust. 4).

Ustawa z 18 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1371) zmienia to od 1 stycznia 2027: przepisy o PIT i CIT obejmą już tylko płatności dokonane „bez pośrednictwa rachunku płatniczego”, a przypadki „rachunek spoza wykazu” i „brak podzielonej płatności” znikną. Faktury wystawione przed tą datą pozostają pod dotychczasową regułą. Odpowiedzialność z art. 117ba Ordynacji podatkowej nie została tą ustawą zmieniona.

Podzielona płatność

Podzielona płatność jest obowiązkowa dla towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, gdy kwota faktury brutto przekracza 15 000 zł (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT).

Strona ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną; w sprawach spornych decyduje tekst ustawy.