Co to jest KSeF i faktura ustrukturyzowana

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w którym wystawia się, odbiera i przechowuje faktury ustrukturyzowane. Faktura ustrukturyzowana to według ustawy faktura wystawiona za pomocą KSeF z nadanym przez ten system numerem identyfikującym (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).

Faktura ustrukturyzowana a zwykła faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna to według art. 2 pkt 32 faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF przesłany e-mailem. Faktura ustrukturyzowana jest czymś węższym: musi przejść przez KSeF i dostać numer KSeF. Według ministerstwa to plik XML zgodny z aktualnym wzorem logicznym FA(3), który po przyjęciu przez system dostaje niepowtarzalny numer i nie jest już wysyłany e-mailem. Odbiorca nie musi jej akceptować.

Do czego służy system

Art. 106nd ust. 1–2 wymienia zadania KSeF, między innymi: nadawanie uprawnień, uwierzytelnianie, wystawianie faktur, dostęp do nich, ich odbieranie i przechowywanie, nadawanie numerów KSeF, sprawdzanie faktur używanych poza KSeF, wsparcie kontroli oraz powiadomienia (o dacie i godzinie wystawienia, numerze, odrzuceniu, niedostępności).

Faktury są w KSeF przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku wystawienia (art. 112aa ust. 1). Poza podatnikiem i osobami, którym nadał uprawnienia (art. 106nb ustawy o VAT), faktury i inne dane z KSeF są udostępniane wyłącznie organom Krajowej Administracji Skarbowej oraz organom wskazanym w art. 297h § 1 Ordynacji podatkowej, na zasadach z przepisów, do których ten artykuł odsyła (brzmienie nadane ustawą z 5 sierpnia 2025 r.).

Skąd wiadomo, że faktura jest wystawiona

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF, a otrzymana w dniu nadania numeru KSeF (art. 106na ust. 1 i 3). Elektroniczna faktura ustrukturyzowana z zamówienia publicznego, odebrana przez platformę lub Peppol, staje się fakturą ustrukturyzowaną po wysłaniu do KSeF i ponumerowaniu (art. 106gb ust. 7).

Od kiedy i dla kogo

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma co do zasady każdy podatnik (art. 106ga ust. 1) od 1 lutego 2026, z przejściowymi wyjątkami do 31 grudnia 2026; od 1 stycznia 2027 wyjątki te nie obowiązują. Według ministerstwa od 1 lutego 2026 działa wyłącznie KSeF 2.0, a poprzednia wersja została wyłączona.

Co dalej: Dostęp do KSeF: logowanie, uprawnienia, certyfikat i token, Jak wystawić fakturę w KSeF, Jak odebrać fakturę z KSeF.